Ma trận Eisenhower là gì? Cách ưu tiên công việc hiệu quả

Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix) là một công cụ quản lý thời gian và ra quyết định giúp phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và tính khẩn cấp, từ đó xác định việc nào cần làm ngay, việc nào nên lên kế hoạch, ủy quyền hoặc loại bỏ.

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Đây là mô hình chia công việc thành 4 nhóm (4 góc phần tư) dựa trên hai tiêu chí:

• Quan trọng (Important): tác động dài hạn đến mục tiêu.
• Khẩn cấp (Urgent): đòi hỏi xử lý ngay vì áp lực thời gian.

Mục tiêu cốt lõi của ma trận là giúp con người ngừng bận rộn vô nghĩa và tập trung vào những việc tạo ra giá trị thực sự.

2. Nguồn gốc lịch sử và giá trị tư tưởng của ma trận Eisenhower

Ma trận này được đặt theo tên Dwight D. Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là Tư lệnh tối cao quân Đồng minh trong Thế chiến II.

“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”
— Dwight D. Eisenhower (1954, trích theo J. Roscoe Miller – Đại học Northwestern)

Trong vai trò Tổng tư lệnh và sau này là Tổng thống (1953–1961), Eisenhower buộc phải ra quyết định sinh tử trong điều kiện áp lực thời gian khủng khiếp. Tư duy phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng chính là nền tảng cho ma trận ngày nay.

Đến thập niên 1980, Stephen R. Covey đã hệ thống hóa tư tưởng này thành mô hình 2×2 trong cuốn “7 Habits of Highly Effective People”, giúp ma trận Eisenhower trở thành công cụ quản trị cá nhân phổ biến toàn cầu.

3. Vì sao con người hay ưu tiên việc “khẩn” hơn việc “quan trọng”?

Hiệu ứng cấp bách thuần túy (Mere Urgency Effect)
Theo nghiên cứu của Meng Zhu, Yang Yang & Christopher Hsee (2018, Journal of Consumer Research), con người có xu hướng:

• Chọn việc khẩn cấp nhưng lợi ích thấp
• Thay vì việc quan trọng nhưng lợi ích cao hơn

📊 Kết quả nghiên cứu cho thấy:

Người tham gia thí nghiệm thường ưu tiên nhiệm vụ có deadline ngắn, dù phần thưởng thấp hơn tới 30–40% so với nhiệm vụ dài hạn.

Điều này lý giải vì sao:

• Nhân viên trả lời email liên tục nhưng trì hoãn kế hoạch chiến lược.
• Nhà quản lý họp suốt ngày nhưng không có thời gian suy nghĩ dài hạn.

Ma trận Eisenhower giúp chống lại thiên kiến tâm lý này bằng một khung ra quyết định rõ ràng.

4. Giải phẫu 4 góc phần tư của ma trận Eisenhower

🔴 Nhóm 1: Quan trọng & Khẩn cấp – Làm ngay

Đây là các công việc có tác động lớn và nếu không xử lý ngay sẽ gây hậu quả nghiêm trọng.

Ví dụ thực tế tôi thường gặp:

• Khủng hoảng truyền thông doanh nghiệp.
• Dự án công nghệ sắp trễ deadline.
• Sự cố hệ thống ảnh hưởng khách hàng.

Chiến lược:
✔ Xử lý ngay
✔ Sau đó phân tích nguyên nhân để giảm Q1 trong tương lai

🔵 Nhóm 2: Quan trọng nhưng Không khẩn cấp – Lên kế hoạch

Đây là nhóm công việc tạo ra giá trị bền vững dài hạn nhưng không ép buộc về thời gian.

Ví dụ từ trải nghiệm của tôi tại VN168:

• Xây dựng chiến lược AI 3–5 năm.
• Đào tạo đội ngũ kế cận.
• Chuẩn hóa quy trình quản trị.

📌 Theo Stephen Covey, 60–65% thời gian của người thành công nằm ở Q2.

Chiến lược:
✔ Time Blocking
✔ Bảo vệ lịch Q2 như một “cuộc hẹn không thể hủy”

🟡 Nhóm 3: Không quan trọng nhưng Khẩn cấp – Ủy quyền

Công việc trông có vẻ quan trọng vì cần phản hồi nhanh, nhưng không đóng góp trực tiếp cho mục tiêu.

Ví dụ phổ biến:

• Email vụn vặt.
• Cuộc họp không agenda.
• Yêu cầu phát sinh từ người khác.

Chiến lược:
✔ Ủy quyền
✔ Từ chối có chiến lược

⚪ Nhóm 4: Không quan trọng & Không khẩn cấp – Loại bỏ

Đây là nhóm công việc gây xao nhãng, tiêu tốn thời gian nhưng không tạo ra giá trị.

Ví dụ:

• Lướt mạng xã hội vô thức.
• Các “việc vặt” không mục tiêu.

Chiến lược:
✔ Loại bỏ hoặc giới hạn dưới 5% quỹ thời gian

5. So sánh ma trận Eisenhower với các phương pháp khác

👉 Kinh nghiệm của tôi:
GTD để thu thập việc, Eisenhower để ra quyết định ưu tiên.

6. Kết luận

Từ trải nghiệm thực tiễn của tôi, ma trận Eisenhower là gì không còn là câu hỏi về lý thuyết, mà là câu hỏi về bạn chọn sống và làm việc theo cách nào.

Trong kỷ nguyên số, năng suất không nằm ở việc làm nhiều hơn, mà nằm ở việc làm đúng những việc quan trọng nhất.