Trong bối cảnh tháng 11/2025, khi chuyển đổi số, AI và tự động hóa đã trở thành xu thế bắt buộc, việc hiểu đúng quy trình là gì không còn là kiến thức học thuật, mà là năng lực sống còn của tổ chức.
1. Quy trình là gì?
Quy trình là một trình tự các bước hoặc hoạt động được thiết lập sẵn, sắp xếp theo thứ tự logic nhằm biến đầu vào thành đầu ra cụ thể để đạt được một mục tiêu xác định.
Nói đơn giản, quy trình là “cách làm chuẩn” để công việc được thực hiện đúng – đủ – đều, dù người thực hiện là ai.
Các đặc điểm cốt lõi của quy trình
- Tính trình tự: Có bước 1 → bước 2 → bước 3, không làm ngược.
- Đầu vào – đầu ra rõ ràng: Bắt đầu bằng nguồn lực, kết thúc bằng kết quả.
- Tính lặp lại: Có thể áp dụng nhiều lần với chất lượng ổn định.
- Mục tiêu cụ thể: Giải quyết một vấn đề hoặc hoàn thành một nhiệm vụ xác định.
Theo ISO 9000, quy trình là nền tảng của mọi hệ thống quản lý chất lượng.
2. Phân biệt “quy trình” và “quá trình” – điều nhiều doanh nghiệp hay nhầm
- Quá trình (Process) là dòng chảy biến đổi đầu vào thành đầu ra.
- Quy trình (Procedure) là cách thức chuẩn hóa để thực hiện quá trình đó.
| Tiêu chí | Quá trình (Process) | Quy trình (Procedure) |
| Trọng tâm | Dòng chảy giá trị | Cách thực hiện chuẩn |
| Mục tiêu | Tạo ra kết quả | Đảm bảo làm đúng |
| Hình thức | Khái quát | Văn bản, lưu đồ |
| Vai trò | Đối tượng quản lý | Công cụ quản lý |
Quan điểm chuyên gia của tôi:
Nếu quá trình là “cái phải đạt”, thì quy trình chính là “cách để đạt được nó mà không phụ thuộc vào con người cụ thể”.
3. Ví dụ dễ hiểu về quy trình trong thực tế
Ví dụ về quy trình giúp người đọc hình dung cách áp dụng trong đời sống và doanh nghiệp.
Ví dụ 1: Quy trình tuyển dụng
- Đăng tin
- Nhận hồ sơ
- Phỏng vấn
- Thử việc
- Ký hợp đồng
Nhờ quy trình, doanh nghiệp tránh tuyển cảm tính, giảm sai người – sai việc.
Ví dụ 2: Quy trình sản xuất
- Nhập nguyên liệu
- Chế biến
- Kiểm tra chất lượng
- Đóng gói
Giúp giảm lỗi, tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lượng đồng đều.
4. Vai trò của quy trình trong tổ chức hiện đại
Vai trò của quy trình là đảm bảo công việc vận hành ổn định, minh bạch và có thể kiểm soát.
4 vai trò then chốt
- Giúp công việc trơn tru, hạn chế sai sót
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực
- Dễ kiểm soát – đánh giá – cải tiến
- Giúp người mới nhanh chóng bắt nhịp công việc
Số liệu nghiên cứu:
Theo McKinsey (2023), doanh nghiệp có quy trình chuẩn hóa tốt có thể:
- Tăng 20–30% năng suất
- Giảm 15–25% chi phí vận hành
- Rút ngắn 30–50% thời gian onboarding nhân sự mới
5. Cấu trúc một quy trình chuẩn theo ISO 9001:2015
Cấu trúc quy trình chuẩn giúp đảm bảo tính nhất quán và khả năng áp dụng thực tế.
Một quy trình chuẩn cần có:
- Mục đích & phạm vi
- Trách nhiệm (ai làm – ai kiểm soát)
- Trình tự các bước (lưu đồ càng tốt)
- Biểu mẫu & hồ sơ
- Lịch sử phiên bản
Trong thực tế tư vấn tại VN168, tôi nhận thấy 70% quy trình thất bại vì:
- Không rõ người chịu trách nhiệm
- Viết quá dài, khó hiểu
- Không có biểu mẫu đi kèm
Kết luận
Quy trình là tài sản vô hình quyết định khả năng mở rộng, kiểm soát và phát triển bền vững của tổ chức.
Từ góc nhìn của tôi, doanh nghiệp mạnh không phải vì có người giỏi, mà vì có quy trình giúp người bình thường làm ra kết quả vượt trội.
