Trợ lý ảo phục vụ công chức là gì và vì sao công cụ này đang trở thành “thư ký số” không thể thiếu trong bộ máy hành chính? Dưới góc nhìn của tôi – người có hơn 10 năm kinh nghiệm trong quản trị công và chuyển đổi số – bài viết sẽ phân tích rõ bản chất, chức năng, mô hình triển khai thực tế tại Việt Nam, kèm số liệu kiểm chứng và lộ trình phát triển đến năm 2030.
Trợ lý ảo phục vụ công chức là gì?
Trợ lý ảo phục vụ công chức là ứng dụng phần mềm dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), được huấn luyện bằng dữ liệu pháp luật và nghiệp vụ hành chính, nhằm hỗ trợ cán bộ, công chức tra cứu văn bản, xử lý thủ tục, soạn thảo văn bản và quản lý tri thức nội bộ.
Trợ lý ảo phục vụ công chức là “thư ký số” sử dụng AI, giúp công chức làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và nhất quán hơn trong môi trường hành chính công.
Theo quan sát của tôi, từ năm 2023–2026, khái niệm này đã chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụng bắt buộc trong tiến trình xây dựng Chính phủ số tại Việt Nam.
Vì sao trợ lý ảo trở thành hạ tầng mềm của bộ máy công quyền?
Hạ tầng mềm là các hệ thống số không nhìn thấy trực tiếp nhưng quyết định hiệu suất vận hành của tổ chức.
Trong khu vực công, áp lực hiện nay đến từ ba phía:
- Khối lượng văn bản pháp luật tăng nhanh (mỗi năm hàng nghìn văn bản mới, sửa đổi)
- Thiếu hụt nhân sự chất lượng cao tại cấp cơ sở
- Yêu cầu phục vụ người dân nhanh – đúng – minh bạch
Theo báo cáo của World Bank (2023), công chức tại các nước đang phát triển dành 30–40% thời gian chỉ để tra cứu thông tin và xử lý thủ tục lặp lại. Đây chính là “vùng trũng năng suất” mà trợ lý ảo AI giải quyết.
Các chức năng cốt lõi của trợ lý ảo phục vụ công chức
1. Tra cứu văn bản pháp luật
Tra cứu pháp luật bằng AI là quá trình tìm kiếm, đối chiếu và giải thích quy định pháp lý dựa trên ngữ cảnh sử dụng thực tế.
Thay vì tìm thủ công, trợ lý ảo cho phép hỏi trực tiếp:
“Thủ tục cấp lại giấy khai sinh bị mất thực hiện theo văn bản nào?”
Hệ thống sẽ trả lời kèm điều – khoản – nghị định cụ thể, giúp giảm sai sót.
Dữ liệu thực tế:
- Trợ lý ảo Viettel hiện hỗ trợ hơn 2.700 nhiệm vụ hành chính, dựa trên 28 nghị định của Chính phủ
2. Hỗ trợ nghiệp vụ chuyên môn
Hỗ trợ nghiệp vụ là việc AI cung cấp hướng dẫn xử lý công việc dựa trên phân cấp, phân quyền và quy trình chuẩn.
Tôi từng trực tiếp làm việc với một UBND cấp huyện, nơi trợ lý ảo giúp cán bộ mới rút ngắn 40–50% thời gian làm quen quy trình, đặc biệt sau sáp nhập đơn vị hành chính.
3. Soạn thảo và kiểm tra văn bản hành chính
Soạn thảo văn bản bằng AI là quá trình tạo, kiểm tra và chuẩn hóa nội dung văn bản dựa trên quy định pháp luật hiện hành.
AI không thay thế người ký, nhưng:
- Phát hiện mâu thuẫn giữa các văn bản
- Gợi ý biểu mẫu đúng thể thức
- Chuẩn hóa ngôn ngữ hành chính
4. Lưu trữ và kế thừa tri thức công vụ
Quản lý tri thức là việc số hóa và lưu giữ kinh nghiệm xử lý công việc để truyền lại cho thế hệ công chức sau.
Theo kinh nghiệm của tôi, đây là giá trị lớn nhất nhưng ít được nói đến. Khi cán bộ giàu kinh nghiệm nghỉ hưu, trợ lý ảo giúp giữ lại “kinh nghiệm sống”, chứ không chỉ văn bản chết.
Các mô hình trợ lý ảo tiêu biểu tại Việt Nam
Trợ lý ảo ngành Tòa án
- 160.000 văn bản pháp luật
- 63 án lệ
- Hơn 1 triệu bản án
- 5.000–6.000 lượt tra cứu/ngày
Hiệu quả đo lường được:
- Giảm 30% khối lượng công việc
- Tiết kiệm ~37 tỷ đồng/năm cho ngân sách
(Nguồn: Viettel & TANDTC, 2024)
Trợ lý ảo Viettel tại địa phương
Đã triển khai tại Bắc Ninh, Yên Bái, Hưng Yên, hỗ trợ:
- Quản lý nhà nước
- Phục vụ người dân
- Chuẩn hóa quy trình một cửa
Trợ lý ảo trên VNeID (ra mắt 7/2025)
- 100.000+ lượt tương tác trong tuần đầu
- 98% phản hồi tích cực
Theo tôi, đây là bước ngoặt giúp AI đi xuống tận cấp xã, thay vì chỉ ở trung ương.
Nền tảng công nghệ phía sau trợ lý ảo công vụ
LLM tiếng Việt & chủ quyền dữ liệu
Theo Bộ TT&TT, việc phát triển LLM tiếng Việt (như PhoGPT – VinAI, LLM Viettel) là vấn đề an ninh quốc gia, không chỉ công nghệ.
“Không có chủ quyền dữ liệu, sẽ không có chủ quyền số”
— Trích Thứ trưởng Bộ TT&TT, Hội thảo AI quốc gia 2024
Hành lang pháp lý và đạo đức sử dụng AI
Ngày 31/3/2025, Bộ KH&CN ban hành Hướng dẫn nguyên tắc sử dụng AI cho công chức, nhấn mạnh:
- AI không thay thế trách nhiệm cá nhân
- Không nhập dữ liệu mật lên AI công cộng
- Phải kiểm chứng đầu ra
Tôi đánh giá đây là bước đi rất kịp thời, tránh lệ thuộc công nghệ.
Thách thức khi triển khai trợ lý ảo diện rộng
Thách thức là các rào cản pháp lý, bảo mật và năng lực con người khi ứng dụng AI.
3 rào cản lớn nhất
- Khoảng trống trách nhiệm pháp lý khi AI sai
- Rủi ro bảo mật dữ liệu cá nhân
- Nguy cơ phụ thuộc AI, giảm tư duy phản biện
Kết luận
Với kinh nghiệm 10 năm triển khai công nghệ trong khu vực công, tôi khẳng định:
Trợ lý ảo phục vụ công chức không phải xu hướng – mà là cấu phần bắt buộc của Chính phủ số.
Vấn đề không còn là “có dùng hay không”, mà là:
- Dùng đúng mục tiêu
- Dùng có kiểm soát
- Dùng vì người dân
Nếu làm tốt, trợ lý ảo sẽ giúp bộ máy hành chính nhẹ hơn – minh bạch hơn – hiệu quả hơn, đúng với tinh thần “Chính phủ kiến tạo – phục vụ”.
